Offene Rechnungen, verspätete Zahlungen, unbequeme Mahnungen – das muss nicht sein. Mit dem SEPA-Lastschriftverfahren ziehst Du Deine Honorare automatisch ein und verbesserst Deinen Cashflow spürbar.
Steuerberater sind Experten für die Finanzen ihrer Mandanten, aber beim eigenen Forderungsmanagement sieht es oft anders aus. Laut Branchenstudien liegt die durchschnittliche Zahlungsfrist bei Steuerberaterhonoraren bei über 30 Tagen – und ein nicht unerheblicher Teil wird erst nach Mahnung bezahlt. Die SEPA-Lastschrift löst dieses Problem elegant: Du bestimmst, wann das Geld kommt. Gerade wenn Du Paketpreise mit monatlicher Abrechnung anbietest, ist die Lastschrift die logische Ergänzung.
Wie funktioniert das SEPA-Lastschriftverfahren?
Beim SEPA-Lastschriftverfahren erteilt Dir der Mandant ein Mandat (Einzugsermächtigung), das Dich berechtigt, fällige Beträge von seinem Konto einzuziehen. Du reichst den Lastschriftauftrag bei Deiner Bank ein, und der Betrag wird automatisch vom Mandantenkonto abgebucht. Der Mandant hat ab Abbuchung acht Wochen Zeit, die Lastschrift ohne Angabe von Gründen zurückzugeben.
SEPA-Basislastschrift vs. SEPA-Firmenlastschrift
| Merkmal | Basislastschrift | Firmenlastschrift |
|---|---|---|
| Geeignet für | Privatpersonen und Unternehmen | Nur Unternehmen |
| Widerspruchsfrist | 8 Wochen | Kein Widerspruch möglich |
| Mandatsform | Schriftlich oder elektronisch | Schriftlich |
| Vorabinformation | 14 Tage vorher (verkürzbar) | 14 Tage vorher (verkürzbar) |
| Einreichungsfrist | 5 Tage vor Fälligkeit (Erstlastschrift) | 1 Tag vor Fälligkeit |
Für die meisten Kanzleien ist die SEPA-Basislastschrift die richtige Wahl, da sie sowohl für Privat- als auch für Geschäftsmandanten funktioniert. Die Firmenlastschrift bietet den Vorteil, dass keine Rückgabe möglich ist – allerdings muss die Mandantenbank das Mandat vor der ersten Lastschrift bestätigen, was den Einrichtungsaufwand erhöht.
Schritt für Schritt: Lastschrifteinzug einrichten
1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen
Bevor Du Lastschriften einziehen kannst, brauchst Du eine Gläubiger-ID. Diese beantragst Du kostenlos bei der Deutschen Bundesbank über deren Online-Portal. Die Bearbeitung dauert in der Regel wenige Tage.
2. Lastschriftvereinbarung mit Deiner Bank
Schließe mit Deiner Hausbank eine Inkassovereinbarung für den SEPA-Lastschrifteinzug ab. Die Bank richtet die technische Schnittstelle ein und informiert Dich über die Einreichungsmodalitäten.
3. Mandatsformular erstellen
Erstelle ein SEPA-Lastschriftmandat, das den formalen Anforderungen entspricht. Es muss enthalten: Deine Gläubiger-ID, eine Mandatsreferenz (eindeutige Nummer pro Mandant), Name und Adresse des Mandanten, IBAN und BIC des Mandanten sowie Datum und Unterschrift. Integriere das Mandatsformular in Dein Mandanten-Onboarding, damit es gleich zu Beginn der Zusammenarbeit unterschrieben wird.
4. Vorabinformation versenden
Vor dem ersten Einzug und bei Änderungen des Betrags musst Du den Mandanten vorab informieren (Pre-Notification). Die Frist beträgt grundsätzlich 14 Tage, kann aber in der Mandatsvereinbarung auf einen kürzeren Zeitraum verkürzt werden. In der Praxis vereinbaren viele Kanzleien eine Frist von fünf Tagen.
5. Lastschrift einreichen
Reiche die Lastschrift rechtzeitig bei Deiner Bank ein – bei der Erstlastschrift mindestens fünf Bankarbeitstage vor Fälligkeit, bei Folgelastschriften mindestens zwei Bankarbeitstage. Nutze dafür das Online-Banking oder eine Abrechnungssoftware, die Lastschriften automatisch generiert und einreicht.
Integration in Deine Kanzleisoftware
Moderne Kanzleisoftware unterstützt den SEPA-Lastschrifteinzug direkt. Du erfasst die Mandatsdaten einmalig, und die Software erstellt Rechnungen und Lastschriftdateien automatisch. Das reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und macht die Automatisierung Deiner Honorarabrechnung möglich. Ergänzend kann ein CRM-System helfen, den Überblick über Mandate, Zahlungsstatus und offene Posten zu behalten.
Vorteile für Deine Kanzlei
Der wichtigste Vorteil ist die Verbesserung des Cashflows. Statt auf Zahlungseingänge zu warten, bestimmst Du den Zeitpunkt des Geldeingangs selbst. Das ist besonders wertvoll, wenn Du Deine Kanzleigründung finanzierst und planbare Einnahmen brauchst. Weitere Vorteile: kein Mahnwesen mehr nötig, weniger Verwaltungsaufwand, professioneller Auftritt und Mandanten schätzen die Bequemlichkeit.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Mandant die Lastschrift zurückgeben?
Ja, bei der SEPA-Basislastschrift hat der Mandant acht Wochen Zeit, eine Lastschrift ohne Angabe von Gründen zurückzugeben. Bei der Firmenlastschrift ist das nicht möglich. Daher ist eine klare Kommunikation über die abgebuchten Beträge wichtig.
Was kostet das SEPA-Lastschriftverfahren?
Die Gläubiger-ID ist kostenlos. Deine Bank erhebt Gebühren pro Lastschrift – typischerweise zwischen 0,15 und 0,35 Euro. Bei Rücklastschriften fallen zusätzliche Gebühren an. Im Vergleich zum Aufwand für Mahnungen und Zahlungsverfolgung ist das günstig.
Kann ich die Lastschrift auch für unregelmäßige Beträge nutzen?
Ja, die Höhe kann bei jeder Lastschrift variieren. Du musst den Mandanten nur rechtzeitig über den konkreten Betrag informieren. Besonders praktisch ist die Kombination mit Paketpreisen, bei denen der Betrag gleichbleibt.
Was passiert bei einer Rücklastschrift?
Du erhältst eine Benachrichtigung von Deiner Bank und es fallen Rücklastschriftgebühren an. Kläre die Ursache mit dem Mandanten – häufig liegt es an unzureichender Kontodeckung. Vereinbare im Mandatsvertrag, dass Rücklastschriftkosten dem Mandanten in Rechnung gestellt werden.
Brauche ich eine spezielle Software?
Nicht zwingend. Du kannst Lastschriften auch über das Online-Banking Deiner Bank einreichen. Eine Abrechnungssoftware oder Kanzleisoftware mit SEPA-Integration macht den Prozess aber deutlich effizienter, besonders ab 50 Mandanten.
Der SEPA-Lastschrifteinzug ist ein einfacher, aber wirkungsvoller Hebel für die finanzielle Gesundheit Deiner Kanzlei. Du brauchst Unterstützung bei der Digitalisierung Deiner Abrechnungsprozesse? taxtify.de hilft Steuerberatern, ihre Kanzlei effizient aufzustellen.
