Kosten steigen, der Aufwand wächst, aber Dein Honorar ist seit Jahren unverändert? Eine Honoraranpassung ist notwendig – und mit der richtigen Kommunikation verlierst Du dabei keinen einzigen Mandanten.
Viele Steuerberater schieben Honorarerhöhungen vor sich her – aus Angst vor Mandantenreaktionen. Die Folge: Die Marge schrumpft Jahr für Jahr, während Personalkosten, Softwarelizenzen und Mieten steigen. Dabei zeigt die Praxis, dass professionell kommunizierte Anpassungen von der großen Mehrheit der Mandanten akzeptiert werden. Denn gute Beratung hat ihren Wert – und Deine Mandanten wissen das.
Wann eine Honoraranpassung nötig ist
Eine Anpassung ist nicht nur berechtigt, sondern notwendig, wenn Deine Personalkosten gestiegen sind (Tariferhöhungen, Inflation), der Aufwand pro Mandat zugenommen hat (neue Gesetze, steigende Compliance-Anforderungen), Du in bessere Software oder Automatisierung investiert hast, die allgemeine Inflation Deine Fixkosten erhöht hat oder Du seit mehr als zwei Jahren nicht angepasst hast.
Orientiere Dich an den realen Kostensteigerungen. In den letzten Jahren sind die Gehälter für Steuerfachangestellte um sechs bis zehn Prozent jährlich gestiegen – eine Honorarerhöhung von fünf Prozent ist da mehr als angemessen.
Die richtige Vorbereitung
1. Kalkulation durchführen
Bevor Du kommunizierst, kalkuliere sauber. Wie hoch sind Deine tatsächlichen Kostensteigerungen? Was ist der faire neue Preis? Nutze die Daten aus Deiner ABC-Analyse, um zu differenzieren. Nicht jeder Mandant muss die gleiche Erhöhung erhalten – bei Mandanten mit hohem Aufwand kann eine stärkere Anpassung gerechtfertigt sein.
2. Zeitpunkt wählen
Der beste Zeitpunkt für eine Honoraranpassung ist zum Jahreswechsel oder zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Vermeide Erhöhungen direkt vor Fälligkeitsterminen oder in stressigen Phasen. Kündige die Anpassung mindestens drei Monate im Voraus an.
3. Differenzieren
Prüfe, ob eine pauschale oder individuelle Anpassung sinnvoller ist. Bei Paketpreisen bietet sich eine prozentuale Erhöhung an. Bei StBVV-Abrechnungen kannst Du den Gebührenrahmen nach oben anpassen. Mandanten, die per SEPA-Lastschrift zahlen, werden die Anpassung im monatlichen Einzug kaum bemerken.
So kommunizierst Du die Anpassung
Per persönlichem Schreiben
Ein persönliches Anschreiben wirkt wertschätzend und professionell. Erkläre kurz die Gründe, nenne den neuen Preis und betone den Mehrwert Deiner Leistung. Vermeide das Wort „Preiserhöhung” – sprich stattdessen von „Honoraranpassung” oder „Aktualisierung der Vergütung”.
Struktur eines guten Anpassungsschreibens
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Einstieg | Dank für die Zusammenarbeit, Bezug auf gemeinsame Erfolge |
| Begründung | Sachliche Erklärung der Kostensteigerungen |
| Mehrwert | Was der Mandant durch Deine Investitionen gewinnt |
| Neuer Preis | Klar und konkret, ab welchem Datum |
| Abschluss | Gesprächsangebot, Kontaktdaten für Rückfragen |
Im persönlichen Gespräch
Bei A-Mandanten mit hohem Honorarvolumen lohnt sich ein persönliches Gespräch. Verbinde es mit einem Jahresrückblick – zeige, was Du im vergangenen Jahr für den Mandanten erreicht hast (Steuerersparnis, gelöste Probleme, proaktive Beratung). In diesem Kontext wird die Anpassung zum logischen nächsten Schritt.
Per Newsletter
Für eine breite Mandanteninformation eignet sich ein Newsletter. Kombiniere die Ankündigung mit nützlichen Informationen – zum Beispiel steuerliche Neuerungen für das kommende Jahr. So wird die Honoraranpassung Teil einer umfassenderen Mandantenkommunikation.
Was tun bei Widerstand?
Erfahrungsgemäß akzeptieren über 95 Prozent der Mandanten eine moderate Honoraranpassung. Für die wenigen, die Bedenken äußern, hast Du mehrere Optionen: Erkläre den Mehrwert Deiner Leistung konkret, biete ein alternatives Leistungspaket an, das zum bisherigen Preis passt, verweise auf die allgemeine Kostenentwicklung oder biete eine Übergangsregelung mit gestaffelter Erhöhung an. Mandanten, die bei einer fairen Anpassung kündigen, sind oft C-Mandanten, deren Abgang Deine Kanzlei wirtschaftlich kaum belastet.
Häufig gestellte Fragen
Wie hoch sollte eine jährliche Honoraranpassung sein?
Eine moderate Anpassung von drei bis sieben Prozent ist in der Regel gut vermittelbar. Bei längeren Anpassungspausen kann auch eine höhere Anpassung gerechtfertigt sein – kommuniziere dann transparent, warum es mehr ist.
Muss ich eine Honorarerhöhung schriftlich mitteilen?
Bei freien Vergütungsvereinbarungen nach § 4 StBVV muss die Änderung schriftlich vereinbart werden. Bei der Abrechnung nach StBVV kannst Du den Gebührenrahmen im Rahmen der Verordnung anpassen, solltest aber aus Gründen der Transparenz dennoch informieren.
Was ist, wenn ein wichtiger Mandant kündigt?
Das kommt selten vor, wenn die Anpassung fair und gut kommuniziert ist. Sollte es doch passieren, nutze das Gespräch, um die Gründe zu verstehen. Oft lässt sich eine individuelle Lösung finden. Grundsätzlich gilt: Wenn Du nur mit Billigpreisen halten kannst, leidet langfristig Deine gesamte Kanzlei.
Kann ich unterschiedliche Mandanten unterschiedlich anpassen?
Ja, das ist sogar empfehlenswert. Differenziere nach Mandantentyp, Aufwand und Vertragssituation. A-Mandanten mit langjähriger Zusammenarbeit verdienen möglicherweise eine moderatere Anpassung als Mandanten, die bisher unter Wert betreut wurden.
Wie oft sollte ich Honorare anpassen?
Idealerweise jährlich – selbst wenn es nur um zwei bis drei Prozent geht. Regelmäßige kleine Anpassungen sind leichter zu vermitteln als seltene große Sprünge. Deine Mandanten gewöhnen sich daran, und es wird zur Normalität.
Professionelle Honorargestaltung und -kommunikation sind entscheidend für den langfristigen Erfolg Deiner Kanzlei. taxtify.de unterstützt Steuerberater dabei, ihre Kanzlei wirtschaftlich stark und zukunftssicher aufzustellen.
Kommuniziere die Erhöhung schriftlich und persönlich, mindestens 4-6 Wochen im Voraus. Begründe die Anpassung sachlich mit gestiegenen Kosten, erweiterten Leistungen oder Inflation. Betone den Mehrwert deiner Arbeit und biete bei Bedarf ein persönliches Gespräch an. Vermeide es, dich zu rechtfertigen – eine faire Preisanpassung ist dein gutes Recht.
Eine jährliche Überprüfung der Honorare ist empfehlenswert. In der Praxis nehmen die meisten Kanzleien alle 1-2 Jahre eine Anpassung vor. Orientiere dich an der Inflationsrate, der Entwicklung der StBVV-Sätze und deinem eigenen Kostenniveau. Zu lange ohne Anpassung zu arbeiten führt zu realer Einkommensminderung.
Eine Erhöhung von 3-5% pro Jahr orientiert sich an der Inflation und ist für die meisten Mandanten akzeptabel. Bei stark unterbewerteten Mandaten können auch 10-15% gerechtfertigt sein, idealerweise verbunden mit einer Leistungserweiterung. Wichtig: Differenziere nach Mandantengruppen – nicht jeder Mandant muss die gleiche Erhöhung erhalten.
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