Definition: GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. BMF-Schreiben vom 28.11.2019. Gilt für alle bilanzierenden und EÜR-pflichtigen Unternehmer.
Was bedeutet GoBD?
Die GoBD regelt, wie elektronische Buchhaltung geführt und Belege aufbewahrt werden müssen. Kernprinzipien:
- Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert sein
- Vollständigkeit: Alle Vorfälle erfasst, keine Lücken
- Richtigkeit: Sachlich + rechnerisch korrekt
- Zeitgerechte Buchung: Belege zeitnah erfassen (idealerweise innerhalb 10 Tagen)
- Ordnung: Systematische Belegablage
- Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben (Änderungshistorie)
Aufbewahrungsfristen 2026
- 10 Jahre: Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Buchungsbelege, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Rechnungen
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe (Empfangene und versendete), sonstige steuerrelevante Unterlagen
- Fristbeginn: Jahresende des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde
Praxisbeispiel
Ein Online-Shop digitalisiert eingehende Rechnungen via Scan. GoBD-konform: Scan ersetzt Papier nur wenn (1) Verfahrensdokumentation existiert, (2) Originalbeleg nach Scan vernichtet werden darf (Ausnahmen beachten!), (3) bildhafte und maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet, (4) Speicherung unveränderbar (z. B. PDF/A in Cloud-Archiv).
Stolperfallen
- Fehlende Verfahrensdokumentation: Häufigster Grund für Hinzuschätzungen bei Außenprüfung
- Excel-Buchhaltung: Nicht GoBD-konform (Daten veränderbar) — DATEV/Lexoffice/sevDesk nutzen
- Bargeld-Branchen: Strenge TSE-Pflicht zusätzlich (§ 146a AO)
- Cloud-Speicher (Dropbox): Reicht NICHT als revisionssichere Archivierung
Praxis-Tipps
- Verfahrensdokumentation erstellen (Muster bei DATEV verfügbar)
- Revisionssichere Buchhaltungs-Software einsetzen
- Tägliche Backup-Routinen
- Belege zeitnah erfassen (max. 10 Tage)
- Cloud-Archiv mit GoBD-Zertifizierung wählen
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