Was bedeutet Außenprüfung?
Wer wird geprüft?
- Großbetriebe (Umsatz > 17,5 Mio €): regelmäßig, alle 3–4 Jahre
- Mittelbetriebe (Umsatz 1–17,5 Mio €): unregelmäßig, statistisch alle 12–15 Jahre
- Kleinbetriebe & Selbstständige: anlassbezogen oder stichprobenhaft
- Branchen mit Bargeld-Affinität (Gastronomie, Friseure, Taxi, Einzelhandel) werden überproportional häufig geprüft
Was wird geprüft? Vollständigkeit und Richtigkeit von Umsatzsteuer, Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Lohnsteuer. Spezialprüfungen: Kassenbuchführung (TSE-Pflicht), elektronische Aufzeichnungen, Beleg-Erfassung, AfA-Korrekturen, verdeckte Gewinnausschüttungen, Auslandsbezüge.
Rolle des Steuerberaters
- Vorbereitung: Prüfungsanordnung prüfen, Belege sortieren, Schwachstellen identifizieren
- Begleitung vor Ort: Beim Auftakt-Gespräch und bei kritischen Fragen mit Prüfer
- Verteidigung strittiger Punkte: Argumentation gegen unbegründete Hinzuschätzungen
- Verhandlung tatsächlicher Verständigung: Bei strittigen Sachverhalten einvernehmliche Lösung
- Schlussbesprechung: Prüfungsbericht durchgehen, Korrektur-Möglichkeiten ausloten
Praxisbeispiel
Ein Friseur-Salon mit 250.000 €/Jahr Umsatz wird geprüft. Prüfer prüft Kassenbuch, TSE-Daten und Trinkgeld-Buchungen. Findet Differenzen — schätzt 8 % Mehrumsatz hinzu (20.000 €/Jahr × 3 Jahre = 60.000 €). Mehrsteuern: USt 11.400 €, ESt geschätzt 18.000 € — Gesamtnachzahlung ca. 30.000 €. Mit erfahrenem Steuerberater an der Seite werden die Hinzuschätzungen oft auf 3–4 % reduziert (Verhandlung) — Spar-Effekt 15.000 €.
Typische Stolperfallen
- Kassenbuchführung mangelhaft: Fehlende TSE (Technische Sicherheitseinrichtung), unvollständige Tageseinnahmen, Bareinlagen ohne Beleg — führt fast immer zu Hinzuschätzungen.
- GoBD-Verstoß: Belege nicht zeitnah erfasst, fehlende Verfahrensdokumentation, Datenexport nicht möglich.
- Verflechtungen mit Privatsphäre: Firmenwagen ohne Fahrtenbuch (1-%-Regelung), private Käufe über Firma, überhöhte Gehälter an Familienmitglieder.
- Auslandsbezüge nicht dokumentiert: EU-Rechnungen ohne USt-IdNr.-Bestätigung, Drittland-Einkäufe ohne Zollnachweise.
- Vorzeitige Selbstanzeige während Prüfung unmöglich: Nach Eingang der Prüfungsanordnung ist Selbstanzeige zu spät.
Praxis-Tipps
- Prüfung gut vorbereiten: 4–8 Wochen vor Prüfungsbeginn alle Unterlagen mit Steuerberater durchgehen
- Eigenes Prüfungsbüro: Separater Raum für Prüfer — nicht im Chef-Büro!
- Keine eigenmächtigen Antworten: Bei kritischen Fragen immer Steuerberater einschalten
- Beweismittel sammeln: Vor Prüfung alle Belege für strittige Punkte zusammenstellen
- Fristen beachten: Prüfungsanordnung kann verschoben werden (Krankheit, Urlaub) — nicht ohne Begründung
- Versicherung prüfen: Steuerberater-Rechtsschutzversicherung deckt Prüfungsbegleitungs-Honorar
Was nach der Prüfung?
- Prüfungsbericht: Prüfer fasst Feststellungen zusammen — Mandant erhält Kopie
- Schlussbesprechung: Strittige Punkte werden diskutiert, ggf. tatsächliche Verständigung
- Geänderte Steuerbescheide: Finanzamt erlässt neue Bescheide mit Nachzahlungen
- Einspruch möglich: Innerhalb 1 Monat nach Bescheid — ggf. Klage vor Finanzgericht
- Selbstanzeige: NICHT mehr möglich (war während Prüfung schon ausgeschlossen)
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Häufig gestellte Fragen
Wie häufig wird geprüft? Großbetriebe alle 3–4 Jahre. Mittelbetriebe alle 12–15 Jahre. Kleinbetriebe stichprobenartig oder anlassbezogen.
Wie lange dauert eine Prüfung? Je nach Größe: 2 Wochen (Kleinbetrieb) bis 6 Monate (Mittelbetrieb) oder länger.
Welche Jahre werden geprüft? Üblicherweise 3 zurückliegende Jahre. Bei Steuerverkürzungsverdacht bis 10 Jahre.
Was kostet die Begleitung durch den Steuerberater? 30–50 Stunden Aufwand realistisch × 180–250 €/h = 5.500–12.500 € netto.
Kann ich die Prüfung ablehnen? Nein — aber verschieben (mit Begründung). Mitwirkungspflicht nach § 200 AO.
Was passiert bei festgestellter Steuerhinterziehung? Strafverfahren parallel zum Steuerverfahren. Selbstanzeige nicht mehr möglich. Konsequenzen: Geldstrafe, Freiheitsstrafe bei großen Summen.
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