Erstes Team aufbauen – So findest und führst Du Mitarbeiter in Deiner jungen Kanzlei
Du gründest gerade Deine Steuerkanzlei alleine? Das kann nicht lange gut gehen. Irgendwann brauchst Du Unterstützung – und dann musst Du wissen, wie Du das richtige Team findest und führst. Dieser Artikel zeigt Dir, wie Du Dein erstes Team aufbaust.
Das richtige Team ist nicht optional – es ist entscheidend für Dein Wachstum. Mit der richtigen Strategie findest Du talentierte Mitarbeiter und schaffst eine Kultur, in der sie gerne arbeiten.
Der richtige Zeitpunkt für den ersten Mitarbeiter
Wann ist der richtige Zeitpunkt, den ersten Mitarbeiter einzustellen? Das hängt von Deinem Workload ab:
- Wenn Du regelmäßig bis 18:00 Uhr arbeitest und immer noch hinterherhinken: Es ist Zeit
- Wenn Du Mandanten absagen musst, weil Du keine Zeit hast: Es ist höchste Zeit
- Wenn Du weniger als 50% Zeit für Deine eigentliche Tätigkeit hast: Hol Dir Unterstützung
Die richtigen Positionen für den Anfang
Was brauchst Du zuerst?
- Steuerfachangestellter/in: Erledigt Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben. Braucht 3 Jahre Ausbildung.
- Verwaltungsassistent/in: Büroorganisation, Telefon, Mandantenmanagement. Kann sofort anfangen.
- Praktikant/in oder Auszubildende/r: Günstiger, aber braucht Anleitung
Starten viele Gründer mit einer teilzeitlichen Verwaltungskraft? Das ist sinnvoll.
Die richtigen Kandidaten finden
Job-Inserate und Plattformen
Gute Plattformen für Stellenanzeigen:
- LinkedIn und XING
- StepStone und Indeed
- Spezialisierte Portale für Steuerfachkräfte
- Lokale Jobbörsen und Branchensites
- Agentur für Arbeit
Eine gute Stellenanzeige ist key: Beschreibe nicht nur die Aufgaben, sondern auch Deine Kultur, Deine Werte, Deine Vision.
Das Netzwerk nutzen
Die besten Kandidaten findest Du oft durch Empfehlung. Frag Deine Freunde, Deine Kontakte, Deine Berufskammer nach talentierten Leuten.
Die richtigen Fragen stellen
Im Bewerbungsgespräch solltest Du fragen:
- Warum Deine Kanzlei? Was reizt Dich daran?
- Wie arbeitest Du unter Druck?
- Welche Erfahrung hast Du mit Steuerkanzleien?
- Wie lernst Du neue Dinge?
- Wo siehst Du Dich in 3 Jahren?
Vertrau auf Dein Bauchgefühl. Die richtige Person passt nicht nur fachlich, sondern auch kulturell.
Anstellung und Verträge
Arbeitsvertrag und Überprobung
Stellt eine Überprobungszeit von 3-6 Monaten fest. Das gibt beiden Seiten Zeit zu testen, ob es passt.
Der Arbeitsvertrag sollte klar regeln:
- Aufgaben und Verantwortung
- Arbeitszeit und Flexibilität
- Gehaltsregelung und Bonussystem
- Urlaub und Krankenzeit
- Verschwiegenheit und Datenschutz
Lohnabrechnung und Steuern
Als Arbeitgeber musst Du:
- Lohnsteuer einbehalten und abführen
- Sozialversicherung anmelden
- Unfallversicherung abdecken
- Arbeitsagentur-Meldungen machen
- Lohnbuchhaltung führen
Mit einem guten Steuerberater oder einer Lohnbüro wird das einfach. Lass das nicht selbst machen!
Onboarding und Einarbeitung
Die erste Woche ist entscheidend. Ein schlechtes Onboarding führt zu schneller Fluktuation.
Gutes Onboarding beinhaltet:
- Tag 1-2: Büroführung, Systeme erklären, mit dem Team vertraut machen
- Woche 1-2: Einfache Aufgaben, klare Anleitung, tägliches Feedback
- Monat 1-3: Schrittweise Komplexität erhöhen, regelmäßige Feedbacks, klare Erwartungen
Ein bewährtes System: Schreib für jede Aufgabe eine kurze Anleitung auf (Wiki oder Confluence). Das spart Zeit und Missverständnisse.
Führung und Kultur
Klare Erwartungen setzen
Sag Deinen Mitarbeitern klar:
- Was sind Deine Ziele für die Kanzlei?
- Welche Rolle spielen Sie dabei?
- Wie definierst Du Erfolg?
- Wie sieht der Weg nach oben aus?
Feedback und Entwicklung
Regelmäßiges Feedback ist gold. Nicht nur bei Problemen – sondern auch bei Erfolgen.
Plane regelmäßige 1:1 Gespräche ein (wöchentlich oder wenigstens monatlich). Besprechen Sie:
- Was funktioniert gut?
- Wo können sie sich entwickeln?
- Was brauchen sie von Dir?
- Sind sie noch motiviert?
Lernkultur
Die Steuerkanzlei verändert sich ständig. Investiere in Weiterbildung Deiner Mitarbeiter:
- Schulungen und Kurse
- Konferenzen und Netzwerk-Events
- Interne Schulungen und Wissensaustausch
- Zertifikation und Karrierewege
Gehalt und Anreize
Was zahlt man Steuerfachkräften?
- Ausbildung: Tarifmässig (ca. 600-1000 Euro/Monat)
- Anfänger (mit Abschluss): 2000-2500 Euro/Monat
- Erfahrung (3+ Jahre): 2500-3500 Euro/Monat
- Senior/Spezialist: 3500-5000+ Euro/Monat
Diese Zahlen schwanken regional. Zahle fair – es spart Fluktuation.
Bonus und Anreize
Bonus-Systeme motivieren:
- Umsatz-Bonus für neue Mandanten
- Qualitäts-Bonus für fehlerfreie Arbeit
- Team-Bonus für gemeinsame Ziele
Häufige Fehler beim Team-Aufbau
- Zu schnell einstellen: Wart, bis Du wirklich Kapazität brauchst
- Die günstigste Person nehmen: Billig ist teuer. Investier in Qualität
- Schlechte Onboarding: Die erste Woche entscheidet über Erfolg oder Misserfolg
- Keine Feedback: Deine Mitarbeiter brauchen regelmäßiges Feedback
- Keine Entwicklung: Mitarbeiter gehen, wenn sie nicht wachsen können
Fazit: Ein starkes Team ist Dein bestes Asset
Mit dem richtigen Team wächst Deine Kanzlei schneller, profitabler und entspannter. Investier Zeit und Energie in die Auswahl, Einarbeitung und Entwicklung – es zahlt sich aus.
Deine Kanzlei ist nur so gut wie Dein Team. Mit talentierten, motivierten Mitarbeitern hebst Du Dein Business auf die nächste Stufe.
