Mandantenpflege, Neuakquise, Follow-ups – in den meisten Kanzleien läuft das über Outlook, Zettel und Bauchgefühl. Ein CRM-System bringt Struktur in Deine Mandantenbeziehungen und sorgt dafür, dass kein Kontakt verloren geht.
CRM steht für Customer Relationship Management – also die systematische Pflege von Kundenbeziehungen. Für Steuerberater klingt das zunächst nach Vertrieb und damit fremd. Aber wenn Du ehrlich bist: Wie oft hast Du vergessen, einem Interessenten nach dem Erstgespräch zu antworten? Wie gut kennst Du die Entwicklung Deiner A-Mandanten wirklich? Ein CRM hilft Dir, den Überblick zu behalten – von der ersten Anfrage über die Mandantenaufnahme bis zur langfristigen Betreuung.
Warum Steuerberater ein CRM brauchen
Deine Kanzleisoftware verwaltet Mandate, Fristen und Dokumente. Aber sie bildet selten ab, wann Du zuletzt mit einem Mandanten gesprochen hast, welche Cross-Selling-Potenziale bestehen oder woher Deine Neuzugänge kommen. Genau hier setzt ein CRM an.
Typische Einsatzszenarien in der Steuerkanzlei sind die Nachverfolgung von Erstgesprächen und Anfragen, die Dokumentation von Mandantenkontakten und Gesprächsnotizen, die Planung regelmäßiger Touchpoints mit wichtigen Mandanten, die Analyse von Akquisekanälen und Empfehlungsquellen sowie die Steuerung von Newsletter-Kampagnen und Mailings.
Pipedrive – Der Vertriebsprofi
Pipedrive wurde als Vertriebs-CRM entwickelt und ist besonders stark in der visuellen Pipeline-Darstellung. Du siehst auf einen Blick, welche Interessenten sich in welcher Phase befinden – vom Erstkontakt bis zur Mandatsübernahme.
Stärken für Steuerberater
Die visuelle Pipeline funktioniert hervorragend, um den Akquiseprozess abzubilden. Du ziehst Kontakte einfach von Phase zu Phase – ähnlich wie bei einem Kanban-Board. Automatisierungen erinnern Dich an Follow-ups, und die E-Mail-Integration protokolliert Deine Kommunikation automatisch. Die mobile App ist ausgereift, sodass Du auch unterwegs schnell Notizen nach einem Mandantengespräch erfassen kannst.
Grenzen
Pipedrive ist primär auf Neugeschäft ausgerichtet. Für die laufende Mandantenbetreuung fehlen Funktionen wie Ticketing oder Projektmanagement. Die Marketingfunktionen sind eingeschränkt – für Newsletter brauchst Du ein zusätzliches Tool wie Brevo.
| Kriterium | Pipedrive |
|---|---|
| Preis ab | 14,90 €/Nutzer/Monat |
| Stärke | Visuelle Sales-Pipeline |
| Schwäche | Wenig Bestandskundenmanagement |
| Ideal für | Kanzleien mit aktivem Akquise-Fokus |
| DSGVO | EU-Server verfügbar |
HubSpot CRM – Das Schweizer Taschenmesser
HubSpot bietet ein kostenloses CRM als Basis, das sich durch kostenpflichtige Hubs für Marketing, Vertrieb und Service erweitern lässt. Für viele Kanzleien reicht die Gratisversion bereits aus.
Stärken für Steuerberater
Der größte Vorteil ist die kostenlose Basisversion mit bis zu 1.000.000 Kontakten, E-Mail-Tracking und grundlegenden Automatisierungen. Die Integration mit gängigen Tools ist hervorragend – ob Outlook, Gmail, Calendly oder WordPress. Besonders wertvoll: HubSpot kann als zentrale Plattform für Mandantenkommunikation, Akquise und sogar einfaches E-Mail-Marketing dienen.
Grenzen
Die Komplexität wächst schnell, wenn Du kostenpflichtige Hubs hinzufügst. Die Preisstruktur kann verwirrend sein, und fortgeschrittene Funktionen wie Workflow-Automatisierungen sind erst ab dem Professional-Plan verfügbar – dann wird es mit über 800 Euro pro Monat teuer. Für eine Einzelkanzlei ist das selten verhältnismäßig.
| Kriterium | HubSpot |
|---|---|
| Preis ab | 0 € (Basis), ab 20 €/Monat (Starter) |
| Stärke | Kostenlose Basis, viele Integrationen |
| Schwäche | Teuer bei Skalierung, komplex |
| Ideal für | Kanzleien, die eine All-in-one-Plattform suchen |
| DSGVO | EU-Rechenzentrum verfügbar |
Weitere CRM-Alternativen für Steuerkanzleien
Centralstation CRM
Ein deutsches CRM, das sich bewusst auf Einfachheit konzentriert. Keine überladene Oberfläche, keine komplizierte Einrichtung. Für kleine Kanzleien mit bis zu drei Nutzern gibt es eine kostenlose Version. Die Daten liegen auf deutschen Servern – ein Pluspunkt für die DSGVO-Konformität.
Brevo (ehemals Sendinblue)
Eigentlich ein E-Mail-Marketing-Tool, bietet Brevo aber auch CRM-Funktionen. Wenn Dein Hauptziel ist, regelmäßige Newsletter an Mandanten zu senden und gleichzeitig Kontakte zu verwalten, kann Brevo die richtige Wahl sein – ohne ein separates CRM zu benötigen.
Lexoffice / DATEV-Umfeld
Wenn Du bereits im DATEV-Ökosystem arbeitest, bieten sich Lösungen an, die direkt mit Deiner Kanzleisoftware kommunizieren. Der Funktionsumfang ist oft begrenzter als bei spezialisierten CRM-Systemen, dafür entfällt die Datenbrücke zwischen den Systemen.
Direktvergleich: Pipedrive vs. HubSpot
| Kriterium | Pipedrive | HubSpot |
|---|---|---|
| Kostenlose Version | Nein (14 Tage Test) | Ja, dauerhaft |
| Visuelle Pipeline | Hervorragend | Gut |
| E-Mail-Marketing | Eingeschränkt | Integriert (ab Starter) |
| Automatisierungen | Ab Advanced (27,90 €) | Ab Professional (800+ €) |
| Mobile App | Sehr gut | Gut |
| Lernkurve | Niedrig | Mittel bis hoch |
| EU-Server | Ja | Ja |
| Integrationen | Viele (Zapier, nativ) | Sehr viele |
Welches CRM passt zu Deiner Kanzlei?
Die Wahl hängt von Deiner Situation ab. Wenn Du gerade eine Kanzlei gründest und aktiv Mandanten akquirierst, ist Pipedrive mit seinem klaren Vertriebsfokus oft die bessere Wahl. Wenn Du eine etablierte Kanzlei führst und eine Plattform für Mandantenpflege, Marketing und Kommunikation suchst, bietet HubSpot mehr Breite. Und wenn Du ein einfaches, deutsches Tool ohne Schnickschnack willst, schau Dir Centralstation an.
Wichtiger als das konkrete Tool ist, dass Du überhaupt anfängst, Deine Mandantenbeziehungen systematisch zu pflegen. Ein simples System, das Du tatsächlich nutzt, schlägt jedes komplexe Tool, das nach der Einführung verstaubt.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich als Steuerberater wirklich ein CRM?
Wenn Du mehr als 50 Mandanten betreust und regelmäßig neue Anfragen bekommst, profitierst Du von einem CRM. Es ersetzt keine Kanzleisoftware, sondern ergänzt sie um die Beziehungsebene – Kontakthistorie, Follow-ups und Akquise-Tracking.
Reicht nicht meine Kanzleisoftware als CRM?
Kanzleisoftware verwaltet Mandate und Fristen, aber selten die Beziehungspflege. Ein CRM bildet ab, wann Du zuletzt mit wem gesprochen hast, welche Potenziale bestehen und woher neue Mandanten kommen.
Ist HubSpot wirklich kostenlos?
Ja, die Basisversion von HubSpot CRM ist dauerhaft kostenlos und beinhaltet Kontaktverwaltung, E-Mail-Tracking und grundlegende Pipeline-Funktionen. Erweiterte Features wie Automatisierungen kosten extra.
Wie lange dauert die Einführung eines CRM?
Für eine kleine Kanzlei kannst Du Pipedrive oder HubSpot an einem Nachmittag einrichten. Die eigentliche Arbeit liegt darin, bestehende Kontakte zu importieren und das Team an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen – plane dafür zwei bis vier Wochen ein.
Was muss ich bei der DSGVO beachten?
Wähle einen Anbieter mit EU-Serverstandort und schließe einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Sowohl Pipedrive als auch HubSpot bieten beides an. Dokumentiere in Deinem Verarbeitungsverzeichnis, welche Daten Du im CRM speicherst.
Du willst Deine Kanzlei digital aufstellen und suchst Unterstützung bei der Tool-Auswahl? Bei taxtify.de helfen wir Steuerberatern, die richtigen Werkzeuge zu finden – von der Website über Terminbuchung bis zum CRM.
