Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch einen Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Sie mindern den Gewinn und damit die Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer. Die Abgrenzung von Werbungskosten (bei Arbeitnehmern) und privaten Lebenshaltungskosten ist entscheidend.
Typische Betriebsausgaben
- Wareneinkauf & Material
- Löhne, Gehälter, Sozialabgaben Arbeitgeberanteil
- Miete & Nebenkosten für Geschäftsräume
- Bürobedarf, Software, Lizenzen
- Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto (sofort absetzbar)
- Abschreibungen (AfA) auf längerlebige Wirtschaftsgüter
- Reisekosten, Bewirtungskosten (70 % abzugsfähig)
- Beratungs- & Steuerberatungskosten, Versicherungen
- Werbung & Marketing
- Telefon, Internet (privater Anteil herausrechnen)
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Nicht abzugsfähig oder nur teilweise (§ 4 Abs. 5 EStG):
- Geschenke an Geschäftspartner über 50 € netto pro Person und Jahr
- Bewirtung: nur 70 % (Trinkgeld komplett)
- Geldbußen, Strafen, Hinterziehungszinsen
- Privat veranlasste Aufwendungen (Lebenshaltung)
- Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer ohne Anerkennung
Pauschalen für typische Berufsgruppen
Für bestimmte Berufsgruppen erlaubt das Finanzamt Betriebsausgabenpauschalen ohne Einzelnachweis – z. B. für nebenberufliche schriftstellerische oder wissenschaftliche Tätigkeit (25 %, max. 614 €/Jahr) oder für Tagesmütter (300 € je Kind und Monat). Wer höhere tatsächliche Kosten hat, sollte einzeln nachweisen.
Aufzeichnungspflichten
Betriebsausgaben müssen vollständig dokumentiert sein. Bei Einnahmenüberschuss-Rechnern (EÜR): Belege chronologisch sortieren und 10 Jahre aufbewahren. Bei Bilanzierern: Buchung in der Finanzbuchhaltung. Cloud-Belegerfassung (DATEV, sevDesk, Lexoffice) wird vom Finanzamt akzeptiert, sofern GoBD-konform.
In 2 Minuten zum passenden Steuerberater
Beantworte 2–4 kurze Fragen — wir empfehlen Dir 2–3 vorqualifizierte Kanzleien aus unserem Netzwerk. Kostenlos und unverbindlich.
Was ist Dir am wichtigsten?
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu Werbungskosten? Werbungskosten haben Arbeitnehmer; Betriebsausgaben haben Selbstständige, Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte. Inhaltlich identisch: Aufwendungen zur Sicherung oder Erzielung von Einnahmen.
Wie hoch dürfen Betriebsausgaben sein? Es gibt keine Obergrenze. Das Finanzamt prüft nur die betriebliche Veranlassung und die Dokumentation.
