Schwierige Mandantengespräche – Honorarerhöhung, Mahnung und Kündigung
Du fragst Dich vielleicht: Warum ist ein Kapitel über schwierige Gespräche in einem Business-Guide? Weil viele Steuerberater lieber auf heiße Kohlen gehen, als ein unangenehmes Gespräch zu führen. Das kostet Dich Geld, Energie und am Ende manchmal ganze Mandaten. Dieser Artikel zeigt Dir, wie Du schwierige Gespräche meisterst.
Ein schwieriges Gespräch heute ist besser als ein Konflikt morgen.
Warum schwierige Gespräche so wichtig sind
Viele Steuerberater vermeiden schwierige Gespräche. Das führt zu:
- Schleichenden Problemen, die immer größer werden
- Unbezahlten Rechnungen
- Mandat-Verlusten aus Missverständnis
- Eigener Frustration und Burnout
- Team-Problemen (wenn Mitarbeiter Stress tragen)
Ein offenes, ehrliches Gespräch löst die meisten Probleme.
Das Honorarerhöhungs-Gespräch
Wann ist es Zeit für eine Erhöhung?
Du solltest Honorare erhöhen, wenn:
- Deine Leistung gewachsen ist (bessere Beratung, mehr Expertise)
- Die Inflation gestiegen ist (mindestens Inflationsausgleich)
- Die Marktpreise gestiegen sind (Deine Konkurrenz ist teurer)
- Du unter-bewertet bist (das erkennst Du am Marktniveau)
- Das Mandat aufgewachsen ist (komplexer oder größer)
Vorbereitung ist alles
Bereite das Gespräch gründlich vor:
- Deine Leistung dokumentieren: Was hast Du geleistet? Welche Probleme gelöst?
- Marktpreise kennen: Was zahlen andere für ähnliche Leistung?
- Die neue Gebühr klar kommunizieren: Nicht vage, sondern konkret
- Ein Datum setzen: Ab wann gilt die neue Gebühr? (z.B. ab nächster Rechnungsperiode)
- Die Begründung klar machen: Warum? Was hat sich geändert?
Das Gespräch führen
Tipps:
- Proaktiv, nicht reaktiv: Nicht warten, bis der Mandant fragt
- Positiv framen: „Wir haben eine noch bessere Lösung für Dich” statt „Wir brauchen mehr Geld”
- Den Mehrwert zeigen: Konkrete Beispiele, wie Du dem Mandant geholfen hast
- Verständnis zeigen: „Ich verstehe, dass eine Gebührenerhöhung unangenehm ist”
- Alternativen anbieten: Falls nötig (z.B. gestaffelte Erhöhung)
Beispiel-Gesprächseröffnung:
„Lieber [Name], wir haben zusammen in den letzten drei Jahren viel bewegt. Deine Buchhaltung ist jetzt digitalisiert, Deine Steuerlast ist um 15% gesunken, und Dein Team läuft rund. Das ist ein großer Erfolg – und wir möchten Dir noch bessere Unterstützung geben.
Deshalb möchten wir unser Jahreshonorar ab nächstes Jahr von 2500 auf 2800 Euro erhöhen. Das entspricht etwa der Inflation plus dem Mehrwert, den wir bringen. Das ist auch marktgerecht – andere Berater würden für Deine Komplexität deutlich mehr nehmen.
Ich verstehe, dass eine Erhöhung unangenehm ist. Gib mir aber die Chance, Dir zu zeigen, warum die Investition sich lohnt.”
Das Mahnungs-Gespräch
Offene Rechnungen ansprechen
Offene Rechnungen zu ignorieren ist unprofessionell und kostet Dich Geld. Sprich es an:
- Früh ansprechen: Nicht erst nach 3 Monaten, sondern nach 2 Wochen Überfälligkeit
- Sachlich bleiben: Es ist Geschäft, keine persönliche Beleidigung
- Konkret werden: „Rechnung vom 15.3. für 1500 Euro ist noch offen”
- Nachfrage anbieten: „Gibt es ein Problem damit? Können wir helfen?”
- Zahlungsziel setzen: „Wir brauchen die Zahlung bis zum 15.4.”
Das Telefonat-Skript:
„Hallo [Name], kurze Frage: Ich schaue gerade Deine Rechnung vom 15.3. durch – 1500 Euro für Steuererklärung und Beratung. Die ist noch nicht bezahlt. Gibt es ein Problem damit?”
[Mandant antwortet]
„Verstanden. Können wir dann absprechen, dass Deine Zahlung bis Freitag 15.4. ankommt? Das hilft mir bei der Buchhaltung sehr.”
Wiederholte Zahlungsverzüge
Wenn ein Mandant chronisch nicht zahlt:
- Zahlungsplan anbieten: „Wir können die Rechnung auf 3 Monate verteilen”
- Zahlungsbedingungen ändern: Vielleicht Vorauszahlung in Zukunft
- Letzte Verwarnung: „Wenn die nächste Rechnung nicht bis [Datum] bezahlt ist, müssen wir die Zusammenarbeit beenden”
Das Kündigungs-Gespräch
Wann solltest Du ein Mandat beenden?
- Chronische Zahlungsverzögerungen
- Der Mandant verhält sich respektlos oder aggressiv
- Das Mandat ist nicht mehr profitabel
- Der Mandant vertraut Dir nicht mehr
- Deine Arbeit wird nicht geschätzt
- Es gibt unversöhnliche Differenzen
Die Entscheidung treffen
Bevor Du kündigst, frag Dich:
- Habe ich alles versucht, um das zu retten?
- Ist das Mandat wirklich nicht mehr haltbar?
- Sind die Kosten für diesen Stress die Gebühren wert?
- Gibt es ein Missverständnis, das wir klären können?
Das Kündigungs-Gespräch führen
Tipps:
- Schriftlich UND mündlich: Eine schriftliche Kündigung mit Frist (üblicherweise 4 Wochen)
- Begründung geben: Nicht vage, sondern konkret und fair
- Übergang gestalten: „Ich helfe Dir, einen neuen Berater zu finden”
- Offene Rechnungen klären: Bezahlung vor Übergabe
- Unterlagen übergeben: Alle Dokumente und Daten müssen zum Mandanten
Beispiel-Kündigungs-Brief:
„Lieber [Name],
leider teile ich Dir mit, dass wir unsere Zusammenarbeit zum 30.5.2024 beenden mössen.
Die Gründe sind mehrfach: Neben den chronischen Zahlungsverzögerungen gibt es auch erhebliche Differenzen in unserer Zusammenarbeit. Ich spüre, dass wir nicht mehr das richtige Team für Dich sind – und Du spürst das wahrscheinlich auch.
Ich möchte Dir helfen, einen neuen Berater zu finden, der besser zu Deinen Anforderungen passt. Gib mir bescheid, wenn Du Fragen hast.
Viele Grüße,
[Dein Name]”
Die emotionale Seite schwieriger Gespräche
Deine Nervosität ist normal
Es ist völlig normal, nervös vor schwierigen Gesprächen zu sein. Du bist ein Mensch. Das ist okay.
Vorbereitung reduziert Angst
Je besser Du das Gespräch vorbereitet hast, desto sicherer fühlst Du Dich:
- Schreib auf, was Du sagen möchtest
- Übe das Gespräch (laut sprechen hilft)
- Antizipiere Gegenargumente
- Hab einen Plan B
Körpersprache und Ton
Wie Du es sagst, ist oft wichtiger als was Du sagst:
- Ruhige, respektvolle Stimme
- Augenkontakt
- Aufrechte Körperhaltung
- Kein Ungedulds-Verhalten (Fuß wippen, auf die Uhr schauen)
Nach schwierigen Gesprächen
Nach einem schwierigen Gespräch:
- Notizen machen: Was hast Du gesagt? Welche Abmachungen?
- Schriftliche Bestätigung: Email mit Zusammenfassung
- Follow-up: Wenn vereinbart, dann am Datum nachfragen
- Sich selbst anerkennen: Das war schwer, Du hast es gemacht
Häufige Fehler bei schwierigen Gesprächen
- Zu lange warten: Probleme werden größer, nicht kleiner
- Zu aggressiv oder vorwurfsvoll: Das führt zu Defensivität
- Nicht bei den Fakten bleiben: Keine persönlichen Angriffe
- Keine Lösung anbieten: Immer einen Weg vorwärts zeigen
- Nach dem Gespräch nachtragend sein: Groll hilft niemandem
Die langfristige Perspektive
Jedes schwierige Gespräch ist eine Chance:
- Eine bessere Beziehung aufzubauen (wenn es sich klärt)
- Deine Grenzen klar zu setzen
- Dein Business zu schützen
- Ein problematisches Mandat zu beenden (und Stress zu sparen)
Fazit: Schwierige Gespräche sind Teil guter Geschäfte
Die besten Steuerberater führen schwierige Gespräche. Sie verdienen mehr, haben bessere Mandaten, weniger Stress.
Lerne, diese Gespräche zu führen. Dein Business wird es Dir danken.
