1. Die Rolle von Newslettern in der Steuerberatung
Newsletter sind ein zentrales Instrument, um Mandanten über steuerliche Neuerungen zu informieren und gleichzeitig eine professionelle Kundenbeziehung aufzubauen. Laut einer Studie von HubSpot (2023) generieren Unternehmen mit aktivem E-Mail-Marketing bis zu 40 % mehr Leads als solche, die diesen Kanal nicht nutzen. Für Steuerberater bieten sich drei konkrete Vorteile:
Präsenz im Postfach: Regelmäßige Updates halten Ihre Kanzlei im Bewusstsein der Mandanten – besonders in Phasen außerhalb der Steuererklärung. Viele Mandanten kritisieren Ihren Steuerberater dafür, nicht proaktiv zu informieren. Ein Newsletter kann ein Weg sein, diese Beschwerde zu lindern.
Positionierung als Experte: Durch praxisnahe Inhalte stärken Sie Ihre Reputation als zuverlässiger Ansprechpartner.
Cross-Selling-Möglichkeiten: Newsletter eignen sich, um ergänzende Dienstleistungen wie Unternehmensberatung oder Nachfolgeplanung zu bewerben.
2. Aufbau eines effektiven Newsletters: Schritt für Schritt
2.1 Zielgruppensegmentierung
Nicht alle Mandanten haben dieselben Bedürfnisse. Eine Differenzierung erhöht die Relevanz:
Privatpersonen: Fokussieren Sie auf Themen wie Altersvorsorge, Erbschaftssteuer oder Homeoffice-Pauschalen.
Unternehmen: Bieten Sie Inhalte zu Liquiditätsmanagement, Investitionsförderung oder Digitalisierungsstrategien.
Freiberufler: Geben Sie Tipps zur vereinfachten Buchführung oder zur Nutzung von Cloud-Tools.
Praxisbeispiel:
Eine Kanzlei in München segmentierte ihre Mandanten nach Umsatzgrößen. Für KMU versendet sie monatlich Checklisten zur Umsatzsteuervoranmeldung, während Freiberufler Infografiken zu Steuererleichterungen erhalten.
2.2 Inhaltsstrategie: Das 70/20/10-Modell
Wie sollten die Inhalte des Newsletters aufgebaut sein?
70 % Bildungscontent:
Steuerliche Neuerungen (z. B. „Änderungen bei der degressiven Abschreibung 2024“).
Praxisleitfäden (z. B. „So digitalisieren Sie Ihre Belegarchivierung in 5 Schritten“).
20 % Kanzlei-News:
Vorstellung neuer Mitarbeiter oder Dienstleistungen (z. B. Webinare zur betrieblichen Altersvorsorge).
Einblicke in Projekte (z. B. „Wie wir einem Handwerksbetrieb 15 % Steuern sparten“).
10 % Cross-Selling:
Hinweise auf ergänzende Leistungen (z. B. „Steueroptimierte Firmenwagen-Leasingmodelle“).
2.3 Technische Umsetzung: Tools und Datenschutz
Empfohlene Software:
Es gibt zahlreiche Software-Anbieter auf dem Markt.
Bei der taxtify GmbH empfehlen wir unseren Kunden meistens das Tool „Brevo“.
Brevo ist ein DSGVO konformes Tool. Der kostenlose Plan erlaubt es das Tool ohne Kosten zu testen. Brevo bildet darüber hinaus alle relevanten Funktionen ab.
Datenschutz-Hinweise:
Holen Sie eine ausdrückliche Einwilligung der Empfänger ein (Double-Opt-In).
Vermeiden Sie sensible Daten im Verteiler (z. B. Steuer-IDs).
Nutzen Sie Tools mit Serverstandort in der EU.
Ein Hinweis: Als Steuerberater haben Sie die Pflicht Ihre Mandanten über steuerliche Neuerungen etc. zu informieren. Der Versand eines Newsletter könnte also unter die Informationspflicht des Steuerberaters fallen (keine rechtliche Beratung).
3. Erfolgsmessung: KPIs für Newsletter
Öffnungsrate: Liegt im Durchschnitt bei 20–25 % (Branchenstandard für B2B).
Klickrate (CTR): 2–5 % gelten als gut – abhängig von der Zielgruppe.
Conversion-Rate: Wie viele Empfänger buchen z. B. ein Beratungsgespräch nach einem Newsletter-Call-to-Action?
Analyse-Tool: Google Analytics verknüpft mit UTM-Parametern, um Traffic-Quellen genau zu tracken.
4. Häufige Herausforderungen und Lösungen
4.1 Fehlende Zeit für die Erstellung
Lösung: Nutzen Sie Content-Batches. Erstellen Sie z. B. quartalsweise Vorlagen, die Sie monatlich anpassen.
Beispiel: Eine Kanzlei in Hamburg erstellt einmal pro Jahr 12 Betreffzeilen und Themenpläne, die saisonal angepasst werden (z. B. Jahreswechsel, Sommerloch).
4.2 Geringe Öffnungsraten
Lösung: Testen Sie Betreffzeilen mit A/B-Tests.
Variante A: „Steuerliche Neuerungen im Juli 2024“.
Variante B: „Wie Sie ab Juli 2024 30 % weniger Zeit für die Umsatzsteuererklärung benötigen“.
5. Langfristige Strategie: Vom Newsletter zur Kundenbindung
Ein Newsletter sollte Teil eines umfassenden Kommunikationskonzepts sein:
Kombinieren Sie ihn mit Webinaren: Laden Sie Mandanten zu exklusiven Online-Sessions ein (z. B. „Steuertipps für Gründer“).
Nutzen Sie Feedback-Umfragen: Fragen Sie einmal jährlich nach Themenwünschen (Tools: Typeform oder Google Forms).
Integrieren Sie Social Media: Teilen Sie Newsletter-Inhalte als LinkedIn-Posts oder Kurzvideos.
6. Checkliste für den Start
Zielgruppe definieren (z. B. Unternehmer mit 50–250 Mitarbeitern).
Redaktionsplan erstellen mit 6–12 Themen für das nächste Halbjahr.
Tool auswählen und DSGVO-Check durchführen.
Testlauf mit 10–20 Mandanten, um Feedback einzuholen.
Kennzahlen monatlich tracken und anpassen.
Fazit:
Ein strategischer Newsletter ist kein Marketing-Gimmick, sondern ein wertvolles Instrument, um Mandanten zu informieren, zu binden und gezielt anzusprechen. Der Schlüssel liegt in der Kontinuität und der Ausrichtung an den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe.