Bewerbung erhalten, was jetzt? 7 Schritte für ein professionelles Bewerbermanagement

Schritt 1: Bewerbung zeitnah bestätigen – innerhalb von 48 Stunden

Warum?

• Erster Eindruck zählt: Eine schnelle Rückmeldung signalisiert Wertschätzung und Professionalität.

• Social-Media Bewerbungen (Meta/ TikTok/ LinkedIn/Xing): Hier sollten Sie innerhalb von 24 Stunden reagieren – viele Kandidaten bewerben sich parallel auf mehrere Jobs.

Wie?

• Automatisierte Eingangsbestätigung:

  • Tools wie Personio oder Join versenden automatische Bestätigungs-E-Mails (z. B.: „Vielen Dank für Ihre Bewerbung – wir melden uns bis zum [Datum] zurück“).

  • Tipp: Fügen Sie einen Link zu Ihrer Karriereseite oder FAQs (z. B. zum Ablauf des Prozesses) hinzu.

Schritt 2: Bewerbungen strukturiert verwalten – mit einem Kanban-Board

Vorteile eines Kanban-Boards:

• Überblick behalten: Visualisieren Sie den Status jeder Bewerbung (z. B. „Eingang“, „In Prüfung“, „Interview geplant“).

• Team-Kollaboration: Mehrere Personen können Bewerbungen kommentieren und bewerten.

Empfohlene Tools:

Praxisbeispiel: Eine Kanzlei in Düsseldorf nutzt Trello mit den Spalten:

1. Neu eingegangen

2. Erstgespräch geplant

3. Zweite Runde

4. Absage/Annahme

Schritt 3: Bewerbungsgespräch schnell vereinbaren

Optionen für das Gespräch:

1. Virtuell:

   • Vorteile: Zeitersparnis, besonders für Kandidaten aus anderen Regionen.

   • Tools: Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet.

2. Vor Ort:

   • Vorteile: Persönliche Chemie testen und Büroatmosphäre vermitteln.

Tipp für Meta-Bewerbungen:

• Telefonisch kontaktieren: Rufen Sie den Kandidaten direkt an, um Interesse zu signalisieren (z. B.: „Ihr Profil hat uns überzeugt – haben Sie morgen Zeit für ein kurzes Gespräch?“).

Schritt 4: Entscheidung beschleunigen – klare Prozesse

• Fristen setzen: Geben Sie im Erstgespräch einen Zeitrahmen für die Rückmeldung (z. B. „Wir melden uns bis Freitag mit dem nächsten Schritt“).

• Checkliste für Bewertung:

  • Fachliche Qualifikation (z. B. Steuerfachwissen).

  • Soft Skills (z. B. Kundenkommunikation).

  • Kulturfit (z. B. Teamorientierung).

Schritt 5: Bewerberpool aufbauen – mit Einwilligung

Wann sinnvoll?

• Sie erhalten Bewerbungen für aktuell nicht ausgeschriebene Stellen.

• Der Kandidat passt grundsätzlich zur Kanzlei, aber das Timing stimmt nicht.

Umsetzung:

1. Einwilligung einholen:

   • Formulieren Sie im Absageschreiben: „Dürfen wir Ihre Daten für zukünftige Stellen speichern? [Ja/Nein]“.

2. Daten verwalten:

   • Nutzen Sie CRM-Tools wie Brevo oder spezielle Bewerbermanagement-Software.

3. DSGVO beachten:

   • Löschfristen festlegen (z. B. 6 Monate) und dokumentieren.

Schritt 6: Absagen professionell formulieren

• Kein Ghosting: Jeder Bewerber verdient eine Rückmeldung – selbst per Standard-Mail.

• Positiv bleiben:

  • „Vielen Dank für Ihre Bewerbung. Leider können wir Sie aktuell nicht berücksichtigen, möchten Ihr Profil aber gerne für die Zukunft speichern.“

Schritt 7: Rechtliche Fallstricke vermeiden

• Bewerberdaten speichern: Nur mit Einwilligung und nur so lange wie nötig (DSGVO).

• Auskunftsrecht: Bewerber können jederzeit Löschung oder Einsicht verlangen.

• Tipp: Lassen Sie Ihre Prozesse von einem Arbeitsrechtler prüfen.

Checkliste: Bewerbungsmanagement in der Steuerkanzlei

1. Eingangsbestätigung innerhalb von 48h (Meta: 24h).

2. Kanban-Board für Übersicht nutzen (z. B. Trello).

3. Gesprächstermin binnen 5 Werktagen vereinbaren.

4. Bewerberpool mit Einwilligung aufbauen.

5. Absagen zeitnah und wertschätzend versenden.

6. Daten löschen nach festgelegter Frist.

Fazit: Vom Bewerber zum Mitarbeiter – mit System

Ein strukturierter Prozess spart Zeit, stärkt Ihr Arbeitgeberimage und sichert Ihnen talentierte Kandidaten – auch für die Zukunft. Beginnen Sie mit kleinen Optimierungen, z. B. der automatischen Eingangsbestätigung oder einem Kanban-Board.